ผลกระทบจากการที่รูปแบบของหลักฐานที่ใช้ในการตรวจสอบได้เปลี่ยนแปลงไป (Impact of Changing Evidence on the IT Audit)

วันนี้ผมจะมาเล่าสู่กันฟัง ในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ ผลกระทบของหลักฐานการตรวจสอบที่มีจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการตรวจสอบในองค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์ ทั้งในรูปแบบการตรวจสอบ IT Audit และ Manual Audit

ถึงแม้จะเป็นการตรวจสอบระบบงานเดียวกัน แต่หากรูปแบบของหลักฐานการตรวจสอบเปลี่ยนแปลงไป วิธีการและกระบวนการตรวจสอบก็ต้องเปลี่ยนแปลงตามไปด้วย ทั้งนี้เพราะ หลักฐานการตรวจสอบจะมีส่วนสำคัญยิ่งต่อการวางแผนการตรวจสอบของผู้ตรวจสอบภายใน รวมทั้งผู้รับรองงบการเงินในส่วนที่เกี่ยวข้อง

ท่านผู้ตรวจสอบ ลองเปรียบเทียบวิธีและกระบวนการตรวจสอบของตัวอย่าง ซึ่งผมจะได้กล่าวต่อไปนี้นะครับ แล้วพิจารณาว่า ทำไมผู้ตรวจสอบจึงต้องมีวิธีการตรวจสอบที่แตกต่างกันไป จาก 2 ตัวอย่างที่จะกล่าวถึง

ดังนั้น ความเข้าใจในกระบวนการปฏิบัติงาน ในระบบงานที่ตรวจสอบและหลักฐานที่เกี่ยวข้อง จึงเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งกับผู้ตรวจสอบทุกประเภท สำหรับการวางแผนการตรวจสอบ ยังมีเกร็ดและมุมมองที่จะพิจารณา ที่อาจอธิบายได้เพิ่มเติมอีกมากพอสมควรนั้น ผมจะได้นำมาเล่าสู่กันฟังในภายหลัง เพื่อไม่ให้ท่านผู้ตรวจสอบเบื่อเรื่องการวางแผนการตรวจสอบ ซึ่งอาจจะมีมากมายจากปัจจัยและมุมมองที่แตกต่างกัน

ตัวอย่างในการตรวจสอบข้างล่างนี้ ขอให้ท่านใช้ดุลยพินิจและความเข้าใจให้ดี เพื่อเป็นรากฐานการตรวจสอบในเรื่องอื่น ๆ ต่อไป

กรณีตัวอย่าง ก.

องค์การ ก. ได้ใช้ระบบงานคอมพิวเตอร์ในการจ่ายเงินเดือนพนักงานแต่ละคนจะกรอกรายละเอียดชั่วโมงในใบลงเวลา แล้วให้ผู้ควบคุม (Supervisor) ลงลายมือชื่ออนุมัติ หลังจากนั้นจะรวบรวมข้อมูลไปป้อน (Key) ข้อมูลลง disk โดยใช้เครื่อง key-to-disk machine ซึ่งจะมีสำเนาข้อมูลส่งกลับมาให้ผู้ควบคุมตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้งหนึ่ง และเมื่อเริ่มต้นงวดรอบระยะเวลาการจ่ายเงินเดือนแต่ละครั้ง จะมีการปรับปรุงข้อมูลที่มีการเปลี่ยนแปลง เช่นอัตราค่าจ้างและรายการหักค่าลดหย่อนต่าง ๆ และมีการพิมพ์รายงานแสดงรายละเอียดการจ่ายค่าจ้างของพนักงานแต่ละคนส่งให้แผนกงานต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการจัดเตรียมการจ่ายค่าจ้าง และในขั้นสุดท้ายก็จะมีการจัดพิมพ์เช็ค และส่งให้ผู้ควบคุมแต่ละคน เพื่อจ่ายให้แก่พนักงาน และจะมีการกระทบยอดเช็คสลักหลัง โดยฝ่ายบุคคลที่อยู่แยกต่างหากจากแผนกที่ทำหน้าที่เกี่ยวกับการจ่ายเงินเดือน

ในระบบกรณีองค์กร ก. ดังกล่าว รูปแบบของหลักฐานจะไม่ถูกกระทบกระเทือนหรือเปลี่ยนไปมากนัก ยังคงสามารถใช้วิธีการตรวจสอบเช่นที่ทำในระบบบเดิมได้ แต่ถ้าผู้ตรวจสอบจะต้องการปรับปรุงประสิทธิภาพ และความประหยัดในการตรวจสอบ โดยนำเอาเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยในการตรวจสอบได้ เช่น การใช้ audit software เป็นต้น

กรณีตัวอย่าง ข.

องค์การ ข. ได้ใช้ระบบงานคอมพิวเตอร์ในการจ่ายเงินเดือน ซึ่งระบบนี้จะรวบรวม และบันทึกข้อมูลผ่านเครื่องเทอร์มินอล โดยพนักงานแต่ละคนจะใช้บัตรที่มีแถบแม่เหล็กบันทึกรายการรูดผ่านเครื่องเทอร์มินอล เพื่อบันทึกเวลาที่เข้าทำงานประจำวันและเวลาเลิกงาน เครื่องก็จะบันทึกข้อมูลชั่วโมงการทำงานของพนักงานคนนั้น ๆ ไว้ เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลหลัก เช่น อัตราค่าจ้าง ฝ่ายบุคคลก็จะป้อนรายการเปลี่ยนแปลง พร้อมวันที่มีผลบังคับใช้ผ่านทางเครื่องเทอร์มินอล เพื่อปรับปรุงข้อมูลใน database โดยตรง ข้อมูลเกี่ยวกับค่าจ้างที่ต้องจ่ายที่ได้จากการประมวลผล จะถูกส่งไปยังธนาคารเพื่อโอนเงินเข้าบัญชีให้พนักงาน ในลักษณะที่เป็นการโอนเงินทางอิเล็คทรอนิกส์ และจะส่ง statement แสดงรายละเอียดการโอนเงินเข้าบัญชีให้แก่พนักงานถึงบ้าน

ในระบบกรณีองค์กร ข. ดังกล่าว จะเห็นว่ารูปแบบของหลักฐานได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างมาก จึงจำเป็นต้องอาศัยวิธีการตรวจสอบแบบใหม่ ซึ่งต่างจากการนำคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ในกรณี ก. ซึ่งไม่ได้ทำให้รูปแบบของหลักฐานเปลี่ยนแปลงไป จึงสามารถใช้วิธีการตรวจสอบแบบเดิมได้ ดังนั้น อาจกล่าวได้ว่า ตัวคอมพิวเตอร์เองนั้น ไม่ได้มีผลต่อผู้ตรวจสอบโดยตรง แต่ผลกระทบจากระบบงานคอมพิวเตอร์ที่มีรูปแบบของหลักฐานที่ใช้ในการตรวจสอบต่างหาก ที่มีความสำคัญ และทำให้ผู้ตรวจสอบต้องกำหนดวิธีการตรวจสอบให้เหมาะสม และสอดคล้องกับรูปแบบของหลักฐานที่ได้เปลี่ยนแปลงไป

อย่างไรก็ดี ก่อนที่จะมีการตรวจสอบระบบคอมพิวเตอร์นั้น ผู้ตรวจสอบควรทราบถึงลักษณะของเทคโนโลยีที่องค์กรควรใช้เสียก่อน โดยอาจจะใช้ Audit Impact Matrix เพื่อระบุถึงผลกระทบที่มีต่อรูปแบบของหลักฐาน หากเทคโนโลยีนั้นมีผลให้รูปแบบของหลักฐานเปลี่ยนแปลงไป ผู้ตรวจสอบก็ต้องพิจารณาว่า จะมีผลให้ต้องนำวิธีการตรวจสอบแบบใหม่มาใช้หรือไม่ ในกรณีที่รูปแบบของหลักฐานได้เปลี่ยนแปลงไปโดยสิ้นเชิง ผู้ตรวจสอบอาจจำเป็นต้องมีทักษะหรือความเชี่ยวชาญในการตรวจสอบ EDP โดยเฉพาะ จึงจะสามารถตรวจสอบได้อย่างเหมาะสม

 

Leave a Reply