แนวทาง/กรอบการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร

หวังว่าคงจะพอจำกันได้นะครับ กับกระบวนการบริหารความเสี่ยง ตามหลัก COSO – Enterprise Risk Management (ERM) ทั้ง 8 ประการที่ผมเคยพูดถึง หากจำไม่ได้หรือต้องการทบทวนก็สามารถไปดูได้ที่ COSO-ERM มาถึงตอนนี้ก็เข้าสู่องค์ประกอบการบริหารความเสี่ยงหรือกระบวนการบริหารความเสี่ยง ขั้นที่ 7 ซึ่งจะเป็นการบริหารความเสี่ยงที่เกี่ยวกับระบบสารสนเทศและการสื่อสาร (Information and Communication) ที่ผมจะพูดคุยกันในวันนี้

ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Pertinent Information) จากแหล่งภายในและภายนอก จะต้องมีการระบุและมีการสื่อสารในรูปแบบที่เป็นทางการ มีการระบุตารางเวลาทำให้แต่ละบุคคลสามารถดำเนินการตามความรับผิดชอบของตน

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนั้นเป็นได้ทั้งในเชิงกว้าง ทั้งจากระดับล่างและระดับบนภายในองค์กร รวมถึงมีการสื่อสารแลกเปลี่ยนข่าวสารต่อภายนอกองค์กรที่มีความเกี่ยวข้องกัน เช่น ลูกค้า ผู้จัดหาวัตถุดิบ ผู้รักษากฎระเบียบ หรือผู้มีผลประโยชน์ร่วม

ข้อมูลต่าง ๆ ทั้งหลาย ถูกต้องการในทุกระดับขององค์กร เพื่อที่จะระบุทรัพย์สินและการสนองตอบต่อความเสี่ยง และในอีกนัยหนึ่งคือ เพื่อที่จะดำเนินงานขององค์กรและประสบความสำเร็จในเป้าหมาย ข้อมูลที่ถูกใช้จะมีส่วนเกี่ยวข้องกับเป้าหมาย ข้อมูลที่มาจากหลายแหล่ง จากภายในและภายนอก ทั้งในรูปแบบของข้อมูลเชิงปริมาณและข้อมลเชิงคุณภาพ ซึ่ง ERM จะตอบสนองต่อสภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงในเวลาปัจจุบัน ความท้าทายต่อการบริหารก็คือ กระบวนการในการจัดการข้อมูลจำนวนมหาศาล เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สามารถใช้ได้จริง

ความท้าทายนี้จะสำเร็จได้โดยการจัดตั้งระบบโครงสร้างข้อมูลของแหล่งข้อมูล การจับ (Capture) กระบวนการ (Process) การวิเคราะห์ (Analyze) และการรายงาน (Reporting) ข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้อง ระบบข้อมูลเหล่านี้ โดยปกติจะแล้วถูกคำนวณโดย computer แต่เกี่ยวข้องกับการป้อนข้อมูลหรือแลกเปลี่ยนของบุคคล บ่อยครั้งถูกมองในบริบทของกระบวนการจัดการข้อมูลภายในที่เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนข้อมูล
ระบบข้อมูลมีการออกแบบที่ยาวนานและถูกใช้เพื่อสนับสนุนกลยุทธ์ทางธุรกิจ บทบาทนี้เป็นบทบาทที่สำคัญต่อความต้องการขององค์กรที่เปลี่ยนแปลงไปทางธุรกิจและเทคโนโลยีสร้างโอกาสใหม่ต่อความได้เปรียบทางกลยุทธ์ เพื่อที่จะสนับสนุน ERM อย่างมีประสิทธิภาพ

หน่วยงานที่ได้มาซึ่งข้อมูลจะใช้ทั้งข้อมูลในอดีตและปัจจุบัน ข้อมูลในอดีต (Historical Data) ใช้ผลประกอบการจริงเปรียบเทียบกับเป้าหมาย แผนหรือความคาดหวัง ซึ่งแสดงถึงผลประกอบการดำเนินงานของหน่วยงานภายใต้ สภาวการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป ฝ่ายจัดการจะกำหนดความสัมพันธ์และแนวโน้มเพื่อพยากรณ์การดำเนินงานในอนาคต ข้อมูลในอดีตสามารถนำมาเป็นเครื่องเตือนภัยล่วงหน้า (Early Warning) เหตุการณ์ที่มีความเป็นไปได้ที่จะเกิดขึ้นซึ่งฝ่ายจัดการควรให้ความสำคัญ

ข้อมูลในปัจจุบัน (Current Data) เป็นข้อมูลที่องค์กรสามารถใช้ประเมินความเสี่ยงที่เกิดขึ้นในองค์กร ทำให้สามารถปรับเปลี่ยนกิจกรรมซึ่งมีความจำเป็นในการปรับเปลี่ยนความเสี่ยงที่องค์กรยอมรับได้ (Risk Appetite)

ข้อมูลที่เป็นพื้นฐานสำหรับการสื่อสารจะต้องเข้าถึงความคาดหวังของกลุ่ม และปัจเจกบุคคลในช่องทางการสื่อสารที่สำคัญที่สุด ระหว่างผู้จัดการระดับสูงกับคณะกรรมการบริหาร (Board of Directors) การสื่อสารที่ดีทำให้คณะกรรมการบริหารมีประสิทธิภาพในการให้คำแนะนำปรึกษา หารือหรือสั่งการในทิศทางเดียวกัน หรือสื่อสารถึงฝ่ายจัดการว่าต้องการข้อมูลอะไร ประเภทไหน การตอบสนอง (Feedback) และการสั่งการ

ฝ่ายบริหารจะสื่อสารถึงพฤติกรรมที่คาดหวังและความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล ปรัชญาการบริหารความเสี่ยงที่มีความชัดเจน การมอบหมายอำนาจบังคับบัญชา และวัฒนธรรมความเสี่ยง (Risk Culture) การสื่อสารควรเพิ่มความตระหนักเกี่ยวกับความสำคัญและความเกี่ยวพันของ ERM ที่มีประสิทธิภาพของความเสี่ยงในรับที่องค์กรยอมรับได้ (Risk Appetite) และระดับความเสี่ยงที่องค์กรยอมรับได้ (Risk Tolerance)

ช่องทางการสื่อสารควรทำให้แน่ใจว่าแต่ละบุคคลสามารถสื่อสารข้อมูลบนพื้นฐานของความเสี่ยง ระหว่างหน่วยงานทางธุรกิจ กระบวนการหรือหน้าที่ของหน่วยงาน ในกรณีส่วนใหญ่ สายการรายงานทั่วไปในองค์กร (Normal Reporting Line) คือช่องทางที่เหมาะสมของการสื่อสาร อย่างไรก็ตามในบางโอกาสนั้น การแยกช่องทางการสื่อสาร (Separate Line) ก็สามารถใช้ได้แต่ต้องไม่เป็นการรายงานที่ไม่มีความน่าเชื่อถือของข้อมูล

ช่องทางการสื่อสารภายนอก เป็นที่มาของข้อมูลที่มีความสำคัญอย่างมากต่อการออกแบบคุณภาพของผลผลิตและบริการ ฝ่ายจัดการควรพิจารณาความเสี่ยงที่องค์กรยอมรับได้ (Risk Appetite) เป็นอย่างไรและระดับความเสี่ยงที่ยอมรับได้ (Risk Tolerance) เป็นอย่างไร ต่อลูกค้า ผู้จัดหาวัตถุดิบ ผู้มีผลประโยชน์ร่วม ขององค์กรเพื่อทำให้แน่ใจว่ามันจะไม่มีความเสี่ยงที่มากจนเกินไป

ข้อมูลข่าวสารที่ตรงประเด็นถูกแยกแยะ ดักจับและสื่อสารในรูปแบบและกรอบเวลา ซึ่งทำให้คนปฏิบัติตามความรับผิดชอบ ระบบข้อมูลข่าวสารใช้ข้อมูลที่สร้างจากภายในและข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ภายนอก กิจกรรมและเงื่อนไข ในการเตรียมข้อมูลให้กับการบริหารความเสี่ยงขององค์กร และการตัดสินใจที่สัมพันธ์กับวัตถุประสงค์การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพไหลไปสู่ด้านบน ด้านข้างและด้านบนขององค์กร

บุคลากรทั้งหมดได้รับข่าวสารที่ชัดเจนจากผู้บริหารระดับบนที่มีความรับผิดชอบในการบริหารความเสี่ยงอย่างจริงจัง ผู้บริหารเข้าใจบทบาทของตนเองในการบริหารความเสี่ยง เช่นเดียวกับเข้าใจว่ากิจกรรมแต่ละคนเกี่ยวข้องกับงานของคนอื่นอย่างไร ผู้บริหารต้องมีค่ากลางของการไหลของข้อมูลข่าวสารที่สำคัญซึ่งเป็นการติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพกับภายนอก

ทุก ๆ องค์กรได้แยกแยะและดักจับข้อมูลข่าวสาร ข้อมูลทางการเงิน และไม่ใช่การเงินที่เกี่ยวข้องกับภายนอก เช่นเดียวกับเหตุการณ์ และกิจกรรมภายในสัมพันธ์กับการบริหารองค์กร ข้อมูลเหล่านี้ถูกส่งไปยังบุคคลในรูปแบบและกรอบเวลา ซึ่งทำให้พวกเขาสามารถจัดการกับการบริหารความเสี่ยงและความรับผิดชอบอื่น ๆ ได้

สำหรับวันนี้คงไว้เท่านี้ก่อน ในรายละเอียดต่าง ๆ ผมจะพูดถึงในครั้งต่อไป โปรดติดตามต่อไปนะครับ

 

Leave a Reply