แนวทางบางประการในการบริหารงานตรวจสอบองค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์บางมุมมอง ในเบื้องต้น (ต่อ)

สวัสดีครับ วันนี้เรามาต่อกันเรื่องแนวทางการบริหารงานตรวจสอบองค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์กันครับ ซึ่งผมจะพูดถึงแนวโน้มการเปลี่ยนแปลงของการตรวจสอบในอนาคต ติดตามต่อกันเลยครับ

วิธีการตรวจสอบเท่าที่เคยทำกันมาพอจะสรุปได้เป็น 2 ลักษณะ คือ รวบรวมเอกสารต่าง ๆ และสอบถามเกี่ยวกับการดำเนินการของหน่วยงาน และระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์ แล้วประเมินความเพียงพอของการควบคุมความเสี่ยงที่มีอยู่ ซึ่งเป็นวิธีการที่ใช้เวลามากและไม่ใคร่ได้ผล หลังจากนั้น จึงทำการทดสอบความถูกต้องของการทำงานในระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งทำได้ทั้งวิธีไม่ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และใช้คอมพิวเตอร์

อย่างไรก็ตามในขณะที่เทคโนโลยีด้านนี้ ได้เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่งานด้านการตรวจสอบทางด้านคอมพิวเตอร์ ก็ยังขาดทั้งบุคลากรที่มีประสบการณ์ และวิธีการตรวจสอบที่ทันกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เป็นผลให้การทำงานของผู้ตรวจสอบเท่าที่ผ่านมา อยู่ในลักษณะที่ทำงานให้ลุ่ล่วงไปเป็นเรื่อง ๆ เท่านั้น ขาดการวางแผนและควบคุมที่เหมาะสมในลักษณะการตรวจสอบแบบบูรณาการ ที่ควรคำนึงถึง Risk IT และ IT Risk ที่มีผลกระทบต่อกลยุทธ์ และการบรรลุเป้าประสงค์ขององค์กรโดยรวม สภาพการณ์ดังกล่าวย่อมผลักดันให้แนวโน้มการตรวจสอบในอนาคตต้องเปลี่ยนแปลงไปจากเดิมใน 4 ลักษณะ เป็นเบื้องต้นดังนี้

1. การเปลี่ยนแปลงในตัวผู้ตรวจสอบ
ในระยะต่อไปนี้ ผู้ตรวจสอบทั่วไปที่ตรวจงานเฉพาะด้าน Manual อย่างเดียวจะค่อย ๆ หมดไป ผู้ตรวจสอบทั่วไป จะต้องเข้ามาตรวจสอบงานที่ประมวลด้วยระบบคอมพิวเตอร์มากขึ้น และในกรณีที่ผู้ตรวจสอบทางด้าน Manual มีความเข้าใจในผลกระทบทางด้าน IT Risk และ Risk IT ที่มีผลต่อ Business และการควบคุมความเสี่ยงโดยรวมอย่างจำกัด คุณภาพของงานตรวจสอบก็จะถูกจำกัดเป็นอย่างมาก และเป็นอย่างยิ่ง จนถึงระดับที่ไม่น่าจะยอมรับได้

ส่วนผู้ตรวจสอบด้าน IT จะเปลี่ยนสภาพไปในลักษณะผู้ตรวจสอบด้าน Information System และระบบงาน ซึ่งเน้นการตรวจสอบระบบงานที่ยุ่งยากซับซ้อน ผู้ตรวจสอบด้าน Information System จะต้องรู้ระบบงานที่ใช้เทคโนโลยีสูง ๆ การใช้คอมพิวเตอร์ และโปรแกรมขั้นสูง วิธีการทางสถิติ การใช้โปรแกรมการตรวจสอบ การบริหารความเสี่ยง และการควบคุมทางด้าน Risk IT และ IT Risk ด้วยวิธีการต่าง ๆ ที่จะนำมาใช้ทดสอบข้อมูลและระบบงานอย่างบูรณาการ

2. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องที่จะตรวจ
ในการเลือกเรื่องตรวจ ผู้ตรวจสอบจะต้องมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเป้าหมาย และนโยบายของกิจการทั้งในปัจจุบันและอนาคต เข้าใจหน้าที่เกี่ยวกับการประมวลผล มีการติดต่อที่ดีระหว่างส่วนงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง ควรจะมีการสะสมระบบงานต่าง ๆ และจัดลำดับตามชนิดและความสำคัญไว้ และเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น ควรทบทวนใหม่ ระมัดระวังการตรวจสอบเรื่องที่เกินขอบเขต ไม่ควรเสียเวลาประเมินผลการควบคุมภายในของระบบงานเก่า ที่กำลังจะมีการยกเลิกเปลี่ยนแปลงแก้ไข แต่ควรจะให้ความสนใจ วิธีการที่จะสร้างการควบคุมที่ดีที่จะนำมาใช้กับระบบงานใหม่

3. การเปลี่ยนแปลงความคิดเห็นเกี่ยวกับการควบคุมภายใน
การสร้างระบบการควบคุมภายใน ควรจะเริ่มจากระดับสูงของกิจการ แต่ผู้ตรวจสอบจะต้องเข้าใจด้วยว่า รายการต่าง ๆ เกิดขึ้นอย่างไร และผ่านขบวนการปฏิบัติอย่างไร จึงจะบรรลุผลและจุดประสงค์ตามที่คาดไว้ การดูเฉพาะจุดที่เตรียมไว้ อาจเป็นผลให้ไม่พบสิ่งที่ผิดปกติตามมาตรฐานการตรวจสอบของ AICPA ไม่ได้บังคับ ผู้ตรวจสอบจะต้องใช้ Audit Through The Computer แต่บังคับว่าผู้ตรวจสอบต้องเข้าใจระบบเพียงพอ ที่จะทำการตัดสินใจกำหนดขอบเขตการตรวจสอบที่ถูกต้องตามเหตุผลได้ นอกจากนี้การสำรวจระบบการควบคุมภายในของระบบ IT จะทำให้มั่นใจในขอบเขตการตรวจสอบที่สมบูรณ์และเข้าใจง่าย

4. การเปลี่ยนแปลงวิธีการประเมินผลการควบคุมของผู้ตรวจสอบ
เนื่องจากการพัฒนาระบบงานใหม่ ๆ ที่จะเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็ว และปัญหาเรื่องการขาดแคลนบุคลากรด้านนี้ จะเป็นแรงผลักดันให้จำเป็นต้องมีการคิดค้นวิธีการวิเคราะห์ และประเมินผลการควบคุม ของกิจการที่ใช้คอมพิวเตอร์ให้เป็นไปตามหลักเหตุผล และมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถตอบสนองวัตถุประสงค์ในหลาย ๆ ด้าน โดยมีหลักการเป็นขั้น ๆ ดังนี้

4.1. ทำความเข้าใจกับผลกระทบของระบบคอมพิวเตอร์ในด้านต่าง ๆ
4.2. พิจารณาว่าจะทำอะไรกับระบบงานใด ต้องใช้ความพยายามในระดับไหน
4.3. ดูว่าในระบบงานนั้น ๆ มีผลเสียหายที่อาจเกิดขึ้นหรือไม่ มีระบบการควบคุมหรือไม่ และทำการประเมินการควบคุมต่าง ๆ
4.4. หยิบยกการควบคุมสำคัญ ๆ มาทำการทดสอบ
4.5. ให้มีการรวบรวม และจัดทำเอกสารประกอบการตรวจสอบอย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถสอบทานได้
4.6. รายงานผลการตรวจสอบ ในลักษณะที่จะช่วยให้การทำงานดีขึ้นและให้ข้อแนะนำในทางสร้างสรรค์

 

Leave a Reply