Archive for พฤษภาคม 28th, 2009

แนวทาง/กรอบการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร

ในครั้งที่แล้วผมได้พูดถึงสภาพแวดล้อมในองค์กรที่เป็นปัจจัยสำคัญที่ผู้บริหารต้องพิจารณาและมีการกำหนดร่วมกันกับพนักงานในองค์กร อันจะส่งผลให้มีการสร้างจิตสำนึก การตระหนักและรับรู้เรื่องความเสี่ยงและการควบคุมแก่พนักงานทุกคนในองค์กร ซึ่งเป็นพื้นฐานที่สำคัญต่อส่วนประกอบของ ERM โดยได้กล่าวไว้เพียงบางส่วน และในวันนี้ผมจะกล่าวถึงสภาพแวดล้อมขององค์กรที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณาในส่วนที่เหลือ ก่อนที่จะนำไปสู่กระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน ในกระบวนการถัดไปในโอกาสหน้าครับ

7. ค่านิยมด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรม
กลยุทธ์และวัตถุประสงค์ที่นำไปสู่วิธีการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จมีพื้นฐานมาจากความนิยมชมชอบ การตัดสินคุณค่าและรูปแบบการบริหาร ความซื่อสัตย์และการยอมรับในค่านิยมด้านจริยธรรมมีผลต่อความชอบและการตัดสินคุณค่า ซึ่งจะถูกนำไปสู่มาตรฐานทางพฤติกรรม เนื่องจากชื่อเสียงขององค์กรเป็นสิ่งที่มีคุณค่ามาก มาตรฐานทางพฤติกรรมต้องดำเนินไปอย่างสอดคล้องกับกฎหมาย ผู้บริหารขององค์กรที่มีการดำเนินการที่ดีมีการยอมรับมากขึ้นว่ามุมมองในเรื่องพฤติกรรมที่มีความซื่อสัตย์และจริยธรรมเป็นธุรกิจที่ดี

ความซื่อสัตย์ทางการบริหารเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับพฤติกรรมด้านจริยธรรมในทุกแง่ของกิจกรรมขององค์กร ประสิทธิผลของการจัดการความเสี่ยงขององค์กรไม่สามารถเพิ่มเหนือคุณค่าของความสื่อสัตย์และจริยธรรมของบุคลากรที่สร้าง ดำเนินการและดูแลกิจกรรมที่สำคัญ ค่านิยมด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมเป็นองค์ประกอบของสภาพแวดล้อมที่มีความสำคัญ มีผลต่อการออกแบบ การบริหารและการติดตามดูแลองค์ประกอบอื่น ๆ ของการบริหารความเสี่ยง

การสร้างคุณค่าทางจริยธรรมมักทำได้ยาก เนื่องจากความจำเป็นในการพิจารณาหลาย ๆ ด้าน ค่านิยมของฝ่ายบริหารต้องสมดุลกับองค์กร พนักงาน ลูกค้า คู่แข่งและ ผู้มีผลประโยชน์ร่วม ความสมดุลของเรื่องต่าง ๆ นั้น เป็นเรื่องที่มีความซับซ้อนและยุ่งยาก เนื่องจากความสนใจในแต่ละบุคคลนั้นแตกต่างกัน

พฤติกรรมทางจริยธรรมและความซื่อสัตย์ทางการบริหารเป็นผลพวงของวัฒนธรรมขององค์กร ซึ่งจริยธรรมและมาตรฐานทางพฤติกรรม รวมถึงวิธีที่ใช้สื่อสารและผลักดันนโยบายอย่างเป็นทางการชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่คณะกรรมการและฝ่ายบริหารต้องการให้เกิดขึ้น วัฒนธรรมขององค์กรระบุให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริง และบทบาทที่ต้องปฏิบัติตามอย่างตั้งใจหรือหลีกเลี่ยง

8. การยอมรับในความสามารถ
ความสามารถสะท้อนให้เห็นถึงความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมาย ฝ่ายบริหารจะตัดสินใจถึงวิธีต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ โดยการให้น้ำหนักระหว่างกลยุทธ์และวัตถุประสงค์เทียบกับแผนในการนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติและการบรรลุวัตถุประสงค์

ผู้บริหารควรกำหนดระดับของความรู้ความสามารถที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานแต่ละงาน เช่น การจัดทำเอกสารกำหนดลักษณะงาน (Job Description) เป็นต้น ความรู้และทักษะที่จำเป็นนั้นอาจขึ้นอยู่กับความฉลาด การฝึกอบรมและประสบการณ์ของแต่ละคน ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการพัฒนาระดับความรู้และทักษะจะรวมถึงธรรมชาติและระดับของการตัดสินในการนำไปประยุกต์ใช้ในงานที่มีความเฉพาะเจาะจง

9. ปรัชญาและสไตล์การบริหารงานของผู้บริหาร
ความแตกต่างในแนวความคิดและวิธีการทำงานของนักบริหาร อาทิเช่น ทัศนคติของผู้บริหารที่มีต่อการเลือกนโยบายบัญชี ลักษณะในการยอมรับความเสี่ยงของผู้บริหาร ความกล้าได้กล้าเสียหรือชอบระมัดระวัง เป็นต้น ย่อมมีอิทธิพลต่อวิธีการบริหาร รูปแบบของการยอมรับความเสี่ยง การควบคุมภายในขององค์กร เพราะผู้บริหารมีหน้าที่โดยตรงในการจัดให้มีนโยบาย มาตรการ และวิธีการควบคุมที่เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์สำหรับองค์กร

องค์ประกอบของสภาพแวดล้อมภายในองค์กรกับกระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน

องค์ประกอบของสภาพแวดล้อมภายในองค์กรกับกระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน

10. โครงสร้างการจัดองค์กร
โครงสร้างองค์กรจะเป็นตัวกำหนดกรอบของงานที่จะวางแผน จัดการ ควบคุมและติดตามกิจกรรมต่าง ๆ โครงสร้างองค์กรประกอบด้วยการกำหนดจุดสำคัญของอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบและการกำหนดสายการบังคับบัญชาในการรายงาน

องค์กรทั่วไปจะต้องกำหนดโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมตามที่จำเป็น บางส่วนอาจต้องรวมอำนาจ บางส่วนก็อาจต้องกระจายอำนาจออกไป บางส่วนต้องมีการรายงานโดยตรง หรือบางส่วนอาจต้องใช้องค์กรแบบ Matrix

โครงสร้างขององค์กรทั่วไปที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและลักษณะของกิจกรรม องค์กรที่มีโครงสร้างสูง มีสายการบังคับบัญชาและความรับผิดชอบที่เป็นทางการ อาจเหมาะสมกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีฝ่ายปฏิบัติจำนวนมากและการปฏิบัติงานต่างประเทศ อย่างไรก็ตามบางโครงสร้างที่มีช่องทางการสื่อสารที่สะดวกอาจเหมาะสมกับองค์กรที่มีขนาดเล็ก

11. วิธีการมอบอำนาจและความรับผิดชอบ
การมอบอำนาจและความรับผิดชอบมีความสัมพันธ์กับระดับที่แต่ละบุคคลและทีมงานได้รับมอบหมายอำนาจ เป็นการส่งเสริมให้ใช้ความคิดริเริ่มในประเด็นต่าง ๆ การแก้ปัญหา และการใช้ขอบเขตของอำนาจ

ประเด็นที่สำคัญในการมอบหมายอำนาจก็คือต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์ นั่นหมายถึงต้องแน่ใจว่าการยอมรับความเสี่ยงนั้นมีพื้นฐานมาจากวิธีการในการระบุความเสี่ยง ประเมินความเสี่ยง รวมถึงขนาดและการให้น้ำหนักของการสูญเสียเทียบกับประโยชน์ที่ได้รับในระดับการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดี

อีกประการหนึ่งคือทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์ขององค์กรและประโยชน์ที่ทุกคนรู้วิธีการในการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

บางครั้งการเพิ่มการมอบอำนาจอาจขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กรว่าเป็นแบบแนวดิ่งหรือแนวราบ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างต้องสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ การริเริ่มและการตอบสนองการแข่งขันและความพึงพอใจของลูกค้าอย่างรวดเร็ว การเพิ่มการมอบอำนาจอาจต้องใช้ความสามารถของพนักงานในระดับที่สูงขึ้นและต้องสามารถตรวจสอบได้มากขึ้น และต้องมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารติดตามผลเพื่อการตัดสินใจเท่าที่จำเป็น

12. นโยบายบริหารงานด้านทรัพยากรมนุษย์
บุคลากรเป็นปัจจัยสำคัญและมีอิทธิพลต่อการปฏิบัติงานทุกด้าน รวมทั้งการควบคุมภายใน ดังนั้น ผู้บริหารควรมีการกำหนดนโยบายและวิธีปฏิบัติที่กำหนดในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ชัดเจนด้านการคัดเลือก การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม การประเมินผล การให้คำปรึกษา การเลื่อนตำแหน่ง การบริหารค่าตอบแทน เป็นต้น

การจ้างงานควรมีมาตรฐานโดยพิจารณาจากพื้นฐานทางการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน ความสำเร็จที่ผ่านมาและพฤติกรรมด้านจริยธรรมและความซื่อสัตย์ การแสดงให้เห็นว่าเป็นบุคคลที่มีความผูกพันต่อองค์กรและมีความน่าเชื่อถือได้ วิธีการในการสรรหาจะประกอบด้วยการสัมภาษณ์ที่เป็นทางการ การสัมภาษณ์เชิงลึก และข้อมูลและการแสดงออกที่สามารถมองเห็นได้จากองค์กรเดิม วัฒนธรรมและรูปแบบการปฏิบัติงาน

นโยบายการฝึกอบรมมีอิทธิพลต่อระดับการปฏิบัติงานและพฤติกรรมที่คาดหวังไว้โดยการสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบที่คาดหวังไว้ และการดำเนินงานเหมือนโรงเรียนฝึกอบรมและสัมมนา แบบฝึกหัดที่เป็นกรณีศึกษาให้ปฏิบัติและการแสดงบทบาทสมมติ

การโยกย้ายและการเลื่อนตำแหน่งต้องเกิดจากการประเมินผลการปฏิบัติที่สะท้อนให้เห็นถึงความผูกพันขององค์กรต่อพนักงานที่มีคุณภาพสูง

โปรแกรมการจ่ายค่าตอบแทนที่ใช้ในการแข่งขันจะประกอบด้วยการจ่ายโบนัสจูงใจเพื่อตอบสนองและจูงใจผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานที่ดีเลิศ

การลงโทษทางวินัยจะเป็นตัวส่งสัญญาณให้เห็นถึงพฤติกรรมที่ไม่ควรปฏิบัติ ควรหลีกเลี่ยง

13. ความแตกต่างทางสภาพแวดล้อมและความหมายของสภาพแวดล้อม
สภาพแวดล้อมภายในขององค์กรทั่วไป ย่อมมีความแตกต่างกัน ซึ่งสภาพแวดล้อมภายในที่แตกต่างกันนี้ ถือเป็นองค์ประกอบหนึ่งของกรอบการบริหารความเสี่ยงขององค์กร หากองค์กรมีสภาพแวดล้อมภายในที่ไม่มีประสิทธิภาพจะส่งผลกระทบต่อความสูญเสียทางการเงิน ภาพพจน์ขององค์กรต่อบุคคล/สังคมภายนอก รวมไปถึงอาจก่อให้เกิดความล้มเหลวทางธุรกิจได้

 

กบข. กับกรณีการตรวจสอบการทุจริตของกองทุนเลี้ยงชีพ The Virginia Supplemental Retirement System กับผู้ตรวจสอบ

ผมกำลังนำบทเรียนเกี่ยวกับการทุจริตของกองทุนเลี้ยงชีพในต่างประเทศ ซึ่งเกิดขึ้นเมื่อหลายปีก่อนมาให้ท่านได้ศึกษา เพื่อเปรียบเทียบกับกรณีการทุจริตต่าง ๆ ที่กำลังเกิดขึ้นในวงการสถาบันการเงินของไทย เพื่อให้ท่านเกิดแนวคิด และเข้าใจถึงความสำคัญของข้อมูลและสารสนเทศเพื่อใช้ในการบริหารและการจัดการ ที่จำเป็นต้องมีการควบคุมทางด้าน IT Security อย่างละเอียดและอย่างเข้าใจถึงช่องว่างที่เป็นจุดเปิดของการทุจริต (Exposure) ได้ เพื่อจะนำมาเปรียบเทียบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นในบ้านเรา และสร้างความตระหนักถึงการบริหารอย่างสอดประสานและบูรณาการในเชิงรุกอย่างแท้จริง ซึ่งในที่สุดแล้วจะเกี่ยวข้องกับการบริหารและการจัดการทางด้าน CG + ITG + GRC + COSO – ERM อย่างเป็นกระบวนการ และผสมผสานระหว่างการบริหารงานด้าน IT และ Non – IT โดยมีวิสัยทัศน์ พันธกิจ นโยบาย กลยุทธ์ แผนการปฏิบัติงาน ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน การติดตามและการรายงานผล รวมทั้งการตรวจสอบตามฐานความเสี่ยงแบบบูรณาการ

ผู้ตรวจสอบกับการทำความเข้าใจในลักษณะของธุรกิจเฉพาะเพื่อการตรวจสอบ

ผู้ตรวจสอบกับการทำความเข้าใจในลักษณะของธุรกิจเฉพาะเพื่อการตรวจสอบ

บทเรียนของต่างประเทศที่จะกล่าวต่อไปเพิ่มเติมจากวันก่อนนั้น ก็จะเป็นอุทธาหรณ์สำหรับการบริหารของกองทุนเลี้ยงชีพของไทย เช่น กบข. รวมทั้งองค์กรอื่นที่สนใจในเรื่องเกี่ยวกับการตรวจสอบการทุจริตในแง่มุมต่าง ๆ ที่ต้องใช้ประสบการณ์ในการตรวจสอบทางด้านคอมพิวเตอร์เป็นหลัก

ท่านคงไม่ลืมเรื่องราวที่ผมพูดถึงกรณีการทุจริตของธนาคาร Socgen ซึ่งเป็นธนาคารใหญ่เป็นอันดับ 2 ของประเทศฝรั่งเศสที่ถูกทุจริต รวมกันเป็นเงินทั้งสิ้นประมาณ 3 แสนล้านบาท ซึ่งเกิดจากบุคคลที่รู้เรื่อง IT เป็นอย่างดีเพียงคนเดียว ท่านลองไปทบทวนเรื่องนี้ประกอบกับบทเรียนใหม่ที่จะกล่าวในวันนี้

จากการตรวจสอบในเบื้องต้นในการจัดทำแผนผังการควบคุมและคำบรรยายเกี่ยวกับลักษณะของระบบงาน (Computer Application Systems) ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ระบบ ที่ได้กล่าวถึงระบบ Member Contribution Accord (MCA) System ไปในครั้งที่แล้ว และจะขอกล่าวต่อถึงระบบต่อไป ดังนี้

2. Refund System
หมายถึง ระบบงานที่ใช้สำหรับบันทึกและประมวลผลรายการจ่ายคืนเงินให้แก่สมาชิกรายที่ออกจากงาน และยื่นหนังสือแสดงความจำนงขอถอนเงินทีฝากไว้คือ ในกรณีที่สมาชิก (Active Member) ถึงแก่กรรม VSRS จะคืนเงินที่รับฝากให้แก่กองมรดก หรือผู้รับประโยชน์ และปรับปรุงยอดคงเหลือในบัญชีของสมาชิกที่รับเงินคืนไป

ในแต่ละปี VSRS จะคืนเงินให้สมาชิก 18,000 – 22,000 ราย เป็นจำนวนเงินประมาณ 14-21 ล้านเหรียญ ส่วนใหญ่จะอยู่ในช่วงฤดูร้อน เพราะอัตราการเปลี่ยนงานสูง โดยเฉพาะอาชีพครู

เมื่อสมาชิกมีความประสงค์จะขอถอนเงินคืน จะต้องกรอกแบบฟอร์ม VSRS-3 รูปภาพที่ 3 ซึ่งระบุหมายเลขประกันสังคม ชื่อ ที่อยู่ วัน เดือน ปีเกิด และชื่อของนายจ้าง หลังจากลงรายมือชื่อเรียบร้อยแล้วก็ให้ส่ง VSRS-3 ไปยังแผนกเงินเดือนของตน แผนกเงินเดือนจะกรอกรายละเอียดที่เหลือของแบบฟอร์ม VSRS-3 ท่อนล่างซึ่งระบุวันที่ ที่หักเงินเดือนครั้งสุดท้าย ชื่อ และรหัสประจำตัวของนายจ้าง และรายละเอียดของเงินนำส่งที่ยังไม่ได้รายงานให้ VSRS ทราบ จากนั้นก็ลงนามแล้วก็ส่งไปให้ VSRS ซึ่งจะมอบหมายให้แผนก Refund section (สังกัดอยู่ใน Membership and Office Department) ตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสาร จากนั้นจะส่ง VSRS-3 ไปให้ฝ่ายประมวลข้อมูลทำการเจาะบัตรเพื่อบันทึกลงเทปที่เรียกว่า Refund Inventory Computer Tape ซึ่งใช้สำหรับบันทึกรายการขอถอนเงินคืนที่ยังคงค้างยู่ทั้งหมด และพิมพ์รายละเอียดของรายการขอถอนเงินคืนที่คงค้างในเทป ฝ่ายประมวลข้อมูลจะส่งรายละเอียดนี้พร้อมกับเทปไปให้แผนก Refund section

แผนก Refund Section จะนำ VSRS-1 ซึ่งเก็บไว้ใน Storeroom มาประกบกับ VSRS-3 รายที่ขอถอนเงินคืน แล้ก็รวบรวมกันไว้ในแฟ้ม พนักงานประจำเครื่องรับส่งข้อมูล (RJE Operator) จะเรียกโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อมาทำการเปรียบเทียบข้อมูลที่เก็บไว้ใน Refund Inventory Tape กับ MCA Master Fileและพิมพ์รายงานยอดคงเหลือของแต่ละบัญชีสัปดาห์ละครั้ง แล้วส่งรายงานนี้ไปให้แผนก Refund Section ตรวจสอบกับ VSRS-3 ที่เก็บไว้ในแฟ้ม แผนก Refund Section จะคำนวณเงินที่ต้องคืนแก่สมาชิกจากแบบฟอร์ม VSRS-3 ท่อนล่าง ซึ่งจะเท่ากับจำนวนเงินที่ปรากฏตามรายงานยอดคงเหลือในบัญชี + ส่วนที่นายจ้างรับรอง ว่าได้หักจากเงินเดือนของพนักงานแล้ว แต่ยังไม่ได้รายงานให้ VSRS ทราบ

แผนกบัญชี (According Section) จะออกสลิปปะหน้า (Voucher Cover Sheet) VSRS-3 ส่งให้ฝ่ายประมวลข้อมูลเจาะรหัสบนบัตร Refund Card รูปภาพที่ 4 แล้วจัดทำรายละเอียดที่ขอถอนคืนแต่ละราย และรวมยอดจำนวนเงินที่ขอถอนคืนทั้งสิ้นตาม Refund Card เปรียบเทียบกับจำนวนเงินรวมในสลิปปะหน้า อย่างไรก็ตามการถอนเงินคืนไม่จำเป็นต้องถอนเงินจนยอดในบัญชีเหลือเป็นศูนย์ แต่จะกำหนดรหัสพิเศษให้เพื่อแสดงว่า บัญชีนี้มีการถอนเงินคืนไปแล้ว เสร็จแล้วจะโอนรายการถอนเงินคืนจาก Refund Inventory Tape ไปเก็บไว้ใน Refund Transaction History Tape สำหรับ Refund Card ฝ่ายประมวลข้อมูลจะเก็บเข้าแฟ้มไว้เพื่อใช้ในการหักบัญชีสมาชิกต่อไป เมื่อนายจ้างส่งเงินมาให้เพิ่มเติมตามที่ระบุไว้ใน VSRS-3 โดนเรียงลำดับตามหมายเลขรหัสของนายจ้าง และวันครบกำหนดในแฟ้มนี้จะมี Refund Card ประมาณ 2,000-3,000 ใบ

ฝ่ายประมวลข้อมูลจะส่งรายงานคอมพิวเตอร์และ VSRS-3 กลับคืนไปให้ Refund Section เพื่อเช็คสอบยอดรวม เสร็จแล้ว Refund Section จะส่งสลิปถอนเงิน (Voucher) ไปให้ผู้อำนวยการ VSRS ลงนาม สั่งจ่ายเมื่อ Refund Section ได้รับสลิปคืนมาก็จะส่งทางไปรษณีย์ไปให้สำนักงานคลังของรัฐ (State Treasurer’s Office) พร้อมกับที่อยู่ตามที่ระบุไว้ในท่อนล่างของ VSRS-3 และจะส่งสลิปต้นฉบับไปให้สำนักงานบัญชีกลางของรัฐ (State Comptroller’s Office) ส่วนสลิปชุดสำเนาจะถูกส่งไปยังแผนกบัญชี เพื่อบันทึกไว้ในสมุดบัญชีเงินสดจ่าย (Cash Disbursements Ledger) แล้วส่งกลับไปเก็บเข้าใน Refund Section

ตามที่กล่าวไว้ในตอนต้นแล้วว่า VSRS จะยังไม่คืนเงินให้แก่สมาชิกจนกว่านายจ้างจะส่งรายงานและเงินมาให้จนครบแล้ว ดังนั้นเมื่อนายจ้างส่งรายงานมาครบแล้ว เสมียนในแผนก Contribution Reporting Section จะดึง Refund Card รายที่มีวันครบกำหนดตรงกับวันที่ในรายงาน (Reporting Period Data) จากนั้นจะส่ง Refund Card ไปให้พนักงานประจำเครื่อง RJE เพื่อลดยอดคงเหลือในบัญชีตามที่กำหนดใน Refund Card แล้วสั่งให้เครื่องคอมพิวเตอร์พิมพ์รายงานจำนวนเงินที่ถอนคืนไปทั้งหมด (Refund Total Report) โดยแสดงรายละเอียดเฉพาะหมายเลขประจำตัวนายจ้างและจำนวนเงินรวมแต่ละราย จากนั้นก็บันทึกจำนวนเงินที่ถอนไปทั้งสิ้นใน Control Bookซึ่งเป็นสมุดเล่มเดียวกับที่เคยบันทึกจำนวนเงินรับจากสมาชิกทั้งสิ้นเสร็จแล้วก็ทิ้ง Refund Cardไป

ภาพที่แสดงถึงการควบคุมเพื่อการบริหารและตรวจสอบ ในระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์

ภาพที่แสดงถึงการควบคุมเพื่อการบริหารและตรวจสอบ ในระบบงานที่ใช้คอมพิวเตอร์

ในกรณีที่ยังมียอดคงเหลืออยู่ในบัญชีหลังจากที่คืนเงินให้สมาชิกแล้ว ทั้งนี้อาจจะเนื่องมาจากการคำนวณผิดพลาด ดังนั้นแผนก Refund Section จะต้องตรวจสอบดูว่าควรจะคืนเงินที่เหลือให้แก่สมาชิกหรือไม่ ในบางกรณีก็จะส่งใบยืนยันยอดไปให้สมาชิกหรือนายจ้าง เมื่อได้รับใบยืนยันยอดคืนมาจะส่งไปให้ฝ่ายประมวลขอมูลพร้อมกับ Refund Worksheets เพื่อเจาะรหัสลงบัตร แต่โดยปกติเสมียนในแผนก Refund Section จะเป็นผู้เจาะบัตรด้วยตัวเอง จากนั้นก็ดำเนินการเหมือนกับกรรมวิธีข้างต้น ยกเว้นว่าไม่ต้องบันทึกรายการขอ Refund ไว้ใน Refund Inventory Tape

การคืนเงินให้แก่ผู้รับประโยชน์หรือกองมรดก ก็คงดำเนินวิธีการเช่นเดียวกับการคืนเงินตามปกติ

สำหรับรูปภาพประกอบคำอธิบาย หากเป็นไปได้ผมจะนำมาเสนอให้ทราบในโอกาสต่อไป เพื่อสร้างความเข้าใจสำหรับผู้ที่สนใจอย่างแท้จริง ถึงการตรวจสอบในรายละเอียดที่มีลักษณะเป็นการตรวจสอบเชิงสอบสวนและหาหลักฐานที่เกี่ยวข้องทางด้านคอมพิวเตอร์ ที่มีลักษณะเป็น Forensic Audit แบบหนึ่ง

ท่านผู้บริหารและท่านผู้ตรวจสอบทางด้าน IT และ Non – IT ครับ ท่านได้อ่านถึงการตรวจสอบอย่างเป็นกระบวนการ 2 ใน 4 ระบบงานหลักของการบริหารกองทุนเลี้ยงชีพเพื่อการศึกษาแห่งนี้ไปแล้ว ท่านได้ภาพอะไรบ้างไหมครับว่า ในกรณีที่ท่านต้องติดตาม สอบสวน เรื่องราวการทุจริตในองค์กรที่ใช้คอมพิวเตอร์ในเชิงลึก และมีหลักฐานอย่างแท้จริงถึงสาเหตุที่เป็น Root Cause ของปัญหาในการทุจริต เพื่อหาแนวทางควบคุม และป้องกันมิให้เหตุการณ์ทำนองเดียวกันนี้เกิดขึ้นอีกในองค์กรของท่าน

โปรดติดตามการตรวจสอบอีก 2 ระบบงานหลักต่อไปนะครับ และขณะเดียวกันขอให้ท่านพิจารณาด้วยว่าการดำเนินการร่วมกันระหว่าง IT Auditor กับ Non – IT Auditor มีความเหมาะสม หรือน่าจะปรับปรุงอะไรบ้าง ให้เหมาะกับเทคโนโลยียุคใหม่ที่ได้เปลี่ยนแปลงไปมากแล้ว