Archive for พฤษภาคม 21st, 2010

แนวทางการบริหารแผนงาน/โครงการ ในมุมมองของการบริหารความเสี่ยงเบื้องต้น ขององค์กรทั่วไป

สำหรับเรื่องการวางแผนงาน/โครงการ ในวันนี้ผมจะขอกล่าวถึงสาเหตุที่เป็นความเสี่ยง หรือเหตุของความไม่แน่นอน ที่ทำให้การวางแผนงานขององค์กร อาจไม่ประสบความสำเร็จ รวมทั้งข้อควรระวังในการวางแผนที่อาจเกิดจากความไม่แน่นอนขององค์กร ตามที่ได้กล่าวไว้ในครั้งที่แล้ว ไปติดตามกันเลยครับ

สาเหตุที่เป็นความเสี่ยง ความไม่แน่นอน ที่ทำให้การวางแผนงานขององค์กรทั่วไป อาจไม่ประสบความสำเร็จมีหลายประการ แต่ที่ผมจะได้กล่าวถึงก็เป็นสาเหตุบางประการเท่านั้น
1. เป้าหมายของแผนงานและ/หรือโครงการไม่ชัดเจนและสอดคล้องกับเป้าประสงค์ พันธกิจที่กำหนดไว้ตามหลักการบริหารความเสี่ยง ซึ่งแผนงานต้องชี้เป้าหมายตามหลัก SMART (โปรดดูคำอธิบายการบริหารความเสี่ยงโดยย่อ)
2. แผนงานมีขอบเขตกว้างขวาง แต่กำหนดเวลาไม่เหมาะสม
3. การประมาณด้านการเงินและทรัพยากรที่เกี่ยวข้องไม่เหมาะสม
4. การทำแผนงานมาจากพื้นฐานของข้อมูลที่ไม่เพียงพอ และมักขาดการวิเคราะห์ถึงความเป็นไปได้ของแผนงาน
5. กระบวนการจัดทำแผนงาน/โครงการไม่เป็นระบบ
6. แผนงานจัดทำโดยกลุ่มผู้วางแผนเท่านั้น ไม่มีผู้เกี่ยวข้องอื่น เช่น ผู้ชำนาญการที่เกี่ยวข้องจากบุคคลภายในและภายนอกร่วมจัดทำ
7. ขาดความชัดเจนของจุดประสงค์ที่แท้จริงของแผนงาน
8. ไม่ได้กำหนดจุดตรวจสอบและจัดทำรายงานแสดงความคืบหน้าของแผนงาน/ โครงการ
9. ประมาณการโดยการคาดเดา ไม่ได้กำหนดวิธีการที่มาตรฐาน หรือใช้ข้อมูลจากอดีตและการวิเคราะห์สภาพแวดล้อมในอนาคต
10. บุคลากรที่เกี่ยวข้องไม่มีประสบการณ์เพียงพอ
11. ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการปฏิบัติงานไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด
12. แผนงานที่จัดทำขึ้นกระทำการเพียงเพื่อประกอบงบประมาณ โดยไม่เน้นเป้าหมาย และมีการสำรองงบเงินงบประมาณในแผนงาน เพื่อใช้ในโครงการอื่นที่ไม่มีความชัดเจน เป็นต้น

ในการวางแผนงาน/โครงการนั้น อาจเกิดความไม่แน่นอนเนื่องจากสาเหตุของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นได้เสมอ ฉะนั้นในการวางแผนงานทุกครั้ง ผู้บริหารหรือผู้ที่เกี่ยวข้องควรรู้ถึงข้อควรระวังเกี่ยวกับการวางแผนที่อาจเกิดความไม่แน่นอนขององค์กรทั่วไป ดังนี้
1. ขาดการประสานงานที่ดีในการวางแผนงาน รวมทั้งการประสานงานรหว่างหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
2. ขาดการวิเคราะห์ความเสี่ยงหรือการบริหารแผนงานในเชิงรุกเพื่อป้องกันปัญหาในภายหน้าอย่างมีระบบ เช่น ไม่มีการชี้ปัจจัยเสี่ยงจากกิจกรรมหลักที่มีผลกระทบต่อการบรรลุเป้าหมายหรือปัจจัยสำคัญที่นำไปสู่ความสำเร็จตามแผนงาน
3. ระยะเวลาของแผนงาน/โครงการสั้นหรือยาวเกินไปไม่สัมพันธ์กับทรัพยากรที่มีอยู่
4. ไม่มีการศึกษาความเป็นไปได้ก่อนจัดทำแผนงานอย่างจริงจัง
5. บุคลากรที่จำเป็นต้องเข้ามาร่วมในโครงการมีไม่เพียงพอ
6. ขอบข่ายงานมีการเปลี่ยนแปลงตามสภาพแวดล้อมที่ไม่คาดหมายมาก่อน ซึ่งอาจจะเกิดจากขาดการบริหารความเสี่ยงประกอบการวางแผนงานอย่างเหมาะสม
7. ไม่มีแผนงานฉุกเฉินรองรับ
8. การกำหนดตารางเวลาของการปฏิบัติงานตามกิจกรรมต่าง ๆ ไม่สอดคล้องกับภารกิจที่พึงต้องปฏิบัติเพื่อบรรลุแผนงานตามทรัพยากรที่กำหนด
9. ขาดการรายงาน และการติดตามแผนงานของผู้ที่เกี่ยวข้อง
10. มีแผนงานและโครงการใหม่ที่มีระดับความสำคัญเร่งด่วนมากกว่า

ในครั้งหน้าผมจะพูดถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้องที่ทำให้การวางแผนงาน/โครงการประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ โปรดติดตามต่อไปนะครับ