Posts Tagged "การกำหนดเวลาของแผนงานและโครงการ"

แนวทางการบริหารแผนงาน/โครงการ ในมุมมองของการบริหารความเสี่ยงเบื้องต้น ขององค์กรทั่วไป (ต่อ)

ในการวางแผนงาน/โครงการต่าง ๆ แน่นอนว่าองค์กรที่มีการจัดทำแผนงานก็เพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมาย และคาดหวังว่าแผนงานหรือโครงการนั้นจะประสบความสำเร็จตามที่ได้กำหนดไว้ วันนี้ผมจะกล่าวถึงปัจจัยที่เกี่ยวข้องบางประการในการบริหารจัดการความเสี่ยง ที่ทำให้การวางแผนงาน/โครงการประสบความสำเร็จและเป็นไปตามเป้าประสงค์ของหน่วยงาน/องค์กร

ความสำเร็จของแผนงาน/โครงการขององค์กรทั่วไป และปัจจัยที่เกี่ยวข้อง
1. มีการกำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบการทำงานที่ชัดเจน
2. มีการมอบหมายหน้าที่ที่เหมาะสมกับบุคคลที่เข้ารับผิดชอบ
3. ผู้ปฏิบัติงานมีความรับผิดชอบต่องานที่ได้รับมอบหมาย
4. มีการจัดทำแผนงาน/โครงการ
5. เมื่อโครงการเกิดปัญหาให้มีการจัดทำรายงานด่วน
6. มีรายงานสถานภาพของแผนงาน/โครงการ เช่น รายงานประจำเดือน
7. มีระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่แน่ชัด
8. มีการบันทึกแผนงาน/โครงการที่เกิดขึ้นเป็นเอกสาร
9. ประเมินผลดำเนินการหลังจากที่ทำโครงการเสร็จสิ้น

การจัดองค์กรและการสรรหาบุคลากรจากแต่ละหน่วยงานทั้งภายในและภายนอกเข้ามาเสริมแผนงาน/โครงการ และกำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนให้ชัดเจน เป็นส่วนสำคัญที่จะทำให้แผนงานและโครงการประสบความสำเร็จได้สูง

หน้าที่และความรับผิดชอบของคณะผู้บริหารโครงการ
1. กำหนดผู้ทำหน้าที่หัวหน้าแผนงาน/โครงการและคณะทำงานที่เกี่ยวข้อง
1. กำหนดวัตถุประสงค์ ขอบข่ายงาน กลยุทธ์ และนโยบาย
2. กำหนดเงื่อนไขไปสู่ความสำเร็จของแผนงานและโครงการ
3. การอนุมัติแผนงานที่มีแผนปฏิบัติการและการบริหารความเสี่ยงที่ชัดเจน
4. ติดตามและทบทวนความคืบหน้าของแผนงาน/โครงการ
5. ให้การสนับสนุน หรือขออนุมัติจากฝ่ายบริหารในเรื่องที่เกินกว่าขอบเขตอำนาจ
6. แก้ข้อขัดแย้ง หรือปัญหาสำคัญ
7. ทบทวนหรืออนุมัติการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ
8. อนุมัติเรื่องที่ผู้บริหารแผนงานหรือคณะทำงานได้เสนอมา หรือให้นำไปทบทวนใหม่
9. เสนอรายงานของแผนงานและโครงการให้ฝ่ายบริหาร/คณะกรรมการบริหารอนุมัติ

การกำหนดเวลาของแผนงานและโครงการ
การกำหนดเวลาของงานที่เร่งรัด ทำให้ผู้ปฏิบัติต้องทำงานให้เสร็จตามกำหนดเวลา ทำให้ขาดความรอบคอบและเกิดความผิดพลาด มีผลกระทบต่อคุณภาพของงาน เกิดผลเสียในระยะยาวเพราะมีระบบงานที่ขาดคุณภาพ การกำหนดเวลาของโครงการเป็นเรื่องสำคัญที่ผู้บริหารโครงการ ต้องวางแผนและประมาณการให้เป็นไปตามเงื่อนไข วัตถุประสงค์ ตามเป้าหมายที่ต้องการ