Posts Tagged "การจัดทำรายงานการตรวจสอบ"

ขั้นตอนและกระบวนการตรวจสอบ IT เบื้องต้นโดยย่อบางประการ (ต่อ)

ในขั้นตอนและกระบวนการตรวจสอบ IT เบื้องต้นนั้น ผมได้นำเสนอมาหลายตอนพอสมควร หากจะให้นำเสนอในรายละเอียดคิดว่าคงจะมีรายละเอียดให้ได้เล่าสูกันฟัง (อ่าน) อีกมากมาย ที่ได้นำเสนอไปก็อยากให้ผู้อ่านและผู้ตรวจสอบได้มองเห็นขั้นตอนและกระบวนการตรวจสอบ IT ในภาพรวมในเบื้องต้นเท่านั้น ส่วนในรายละเอียดคงจะได้นำเสนอในโอกาสต่อไป ๆ ครับ

สำหรับวันนี้ผมจะพูดถึงเรื่องของการจัดทำรายงานการตรวจสอบ หลังจากที่ได้มีการตรวจสอบ ผู้ตรวจสอบควรจัดทำรายงานการตรวจสอบ เพื่อนำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบ หรือผู้บริหารได้รับทราบ

การจัดทำรายงานการตรวจสอบ
การจัดทำรายงานหลังจากการตรวจสอบนั้น เป็นสิ่งที่จำเป็นเพราะ
1. เพื่อบันทึกสิ่งที่ตรวจพบและข้อสรุป ตลอดจนข้อเสนอแนะของผู้ตรวจสอบ
2. เพื่อใช้เป็นเอกสารขั้นต้นสำหรับการทำให้องค์กรนั้นสมบูรณ์ขึ้น
3. เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในภายภาคหน้า

ดังนั้น การเสนอรายงานเป็นเทคนิคที่สำคัญที่สุดอันหนึ่ง ที่ผู้ตรวจสอบต้องเอาใจใส่เป็นพิเศษ เพราะเป็นสื่อที่แสดงถึงการปฏิบัติงานของผู้ตรวจสอบทั้งหมด ผู้บริหารจะยกย่อง หรือไม่เห็นความสำคัญของผู้ตรวจสอบ ก็เนื่องจากรายงานที่เสนอไป ผู้ตรวจสอบจะต้องเสนอรายงานที่ถูกต้อง ให้ข้อมูลที่แท้จริง และประเมินผลจากข้อเท็จจริง ให้ข้อเสนอแนะที่มีเหตุผล การเสนอแนะนั้นจะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบ ผู้ตรวจสอบจะต้องพิจารณาข้อเท็จจริง และให้เหตุผลได้สำหรับข้อเสนอแนะนั้น ๆ

การทำรายงานที่ดีจำเป็นต้องเขียนอย่างมีหลักเกณฑ์ สมเหตุสมผลและเป็นขั้นตอน ใช้คำที่ถูกต้อง รายงานต้องรัดกุม ชัดเจน และสมบูรณ์ รายงานที่ชัดเจนจะทำให้ผู้บริหารอ่านเข้าใจได้ตั้งแต่การอ่านครั้งแรก รายงานที่ถูกต้องจะต้องประกอบด้วยข้อมูลที่ถูกต้อง รายงานที่สมบูรณ์จะต้องประกอบด้วยข้อมูลที่จำเป็น และอยู่ในประเด็นที่เกี่ยวข้องเท่านั้น

การจัดทำรายงานที่ดี ควรประกอบด้วย
1. ความถูกต้อง
2. ความชัดเจน
3. ความกระทัดรัด
4. ข้อเสนอแนะ
5. ความทันกาล

1. ความถูกต้อง
รายงานการตรวจสอบมีความถูกต้อง ข้อความทุกประโยค ตัวเลขทุกตัว เอกสารอ้างอิงทุกชิด จะต้องมาจากหลักฐานที่น่าเชื่อถือ และผู้ตรวจสอบได้ทำการประเมินข้อมูลเหล่านั้นแล้ว ความถูกต้องที่กล่าวถึงในรายงานต้องรวมถึง การทราบถึง หรือสังเกตการณ์ จนกระทั่งทราบอย่างแน่ชัดว่าได้ข้อเท็จจริงแล้ว ถ้ารายงานเกี่ยวกับสิ่งใดแล้ว ย่อมหมายถึงว่าสิ่งนั้นผู้ตรวจสอบได้ทราบ และ/หรือได้ยอมรับแล้วเป็นสิ่งที่ตรงตามข้อเท็จจริง

2. ความชัดเจน
หมายถึง ความสามารถในการส่งข้อความ หรือความต้องการของผู้ตรวจสอบ หรือสิ่งที่ต้องการเสนอไปสู่ผู้อ่านรายงานให้เข้าใจเหมือนดังที่ตนตั้งใจ หากใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือ อาจจะทำให้ผู้อ่านรายงานเกิดความเข้าใจแตกต่างจากที่เป็น ซึ่งอาจจะนำไปสู่การปรับปรุงแก้ไขในแนวทางที่แตกต่างกันไปจากเป้าหมายที่ตั้งใจ

ในเบื้องต้น ผู้ตรวจสอบต้องทำความเข้าใจในเรื่องที่จะสนอรายงานให้แจ่มแจ้งเสียก่อน หากไม่ทำความแจ่มแจ้งให้เกิดขึ้นแล้ว ก็คงยากที่จะเขียนรายงานได้อย่างชัดเจน ผู้ตรวจสอบต้องแน่ใจว่า เรื่องที่จะเขียนในรายงานนั้นมีอยู่แล้วอย่างเพียงพอหรือไม่ ควรที่จะหาข้อมูลเพิ่มเติมอีกหรือไม่

ความต่อเนื่อง หรือการจัดลำดับข้อความในรายงาน เป็นการช่วยให้รายงานนั้นเกิดความเด่นชัด หรือชัดเจนยิ่งขึ้น การสร้างความชัดเจนอาจจำเป็นต้องมีตารางตัวเลขประกอบไปด้วย เพื่อให้เกิดความเข้าใจดียิ่งขึ้น

3. ความกระทัดรัด
หมายถึง การตัดสิ่งฟุ่มเฟือย หรือไร้สาระออกจากรายงานการตรวจสอบ แต่ไม่ได้หมายถึงการเขียนรายงานสั้น รายงานจะยาวหรือสั้น ขึ้นอยู่กับสิ่งที่จะเสนอในรายงานนั้นมีมากน้อยเพียงใด ถึงแม้ว่าการตัดทอนจะมีมากน้อยเพียงใดก็ตาม ผู้ตรวจสอบยังคงต้องรักษาความต่อเนื่องของแนวความคิด เพื่อให้ผู้อ่านรับความคิดอย่างต่อเนื่อง

4. ข้อเสนอแนะ
การวิจารณ์ข้อบกพร่องโดยไม่มีการให้ข้อเสนอแนะ เป็นสิ่งที่ไม่ควรกระทำ ในทำนองเดียวกัน การวิจารณ์โดยปราศจากการเสนอแนะข้อยุติที่ชอบด้วยเหตุผล ก็ไม่เป็นการเหมาะสมเช่นกัน และจะทำให้รายงานไม่มีความหมาย เพื่อที่จะทำให้รายงานเป็นที่ยอมรับ การเสนอแนะเพื่อการปรับปรุงการปฏิบัติงาน แทนที่จะเป็นการตำหนิการปฏิบัติงาน จะทำให้รายงานมีคุณค่าขึ้น

5. ความทันกาล
หมายถึง การเสนอรายงานต้องกระทำภายในเวลาที่เหมาะสม เพราะต้องมีการนำรายงานไปดำเนินการต่อ การสั่งการของผู้บริหารต้องใช้ข้อมูลที่ดีและทันเวลา เพื่อให้เกิดการปรับปรุงแก้ไขได้ทันท่วงที

วิธีการจัดทำรายงานนั้น เป็นเรื่องของแต่ละบุคคล เป็นการยากที่จะวางรูปแบบ และวิธีการจัดทำรายงานตายตัวที่จะใช้ได้ในทุกกรณี รายงานที่ดีจะต้องมาจากเนื้อหา รูปแบบที่เป็นมาตรฐาน และจะต้องมีเอกลักษณ์ภายในตัวของมันเอง ผู้ตรวจสอบจำเป็นต้องคำนึงถึงจุดประสงค์ใหญ่ของรายงาน ซึ่งได้แก่ เพื่อนำการเปลี่ยนแปลงในองค์กร เพื่อนำไปสู่การปฏิบัติ และเพื่อใช้อ้างอิงได้ในภายหลัง รายงานที่เขียนขึ้นคร่าว ๆ ไม่ถูกต้อง หรือเขียนอย่างขอไปที จะไม่สามารถชักจูงให้ผู้อ่านยอมรับข้อสรุปนั้นได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งจะไม่นำไปสู่การนำข้อเสนอแนะไปใช้

ผู้ตรวจสอบจะต้องนำเสนอรายงานที่ตนคิดว่าถูกต้อง ถึงแม้ว่าข้อเสนอนั้นจะส่งผลออกมาในรูปแบบที่ไม่ทำความพอใจให้แก่ผู้บริหารก็ตาม บางครั้งเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ข้อเสนอแนะขั้นสุดท้ายนั้น ไม่เป็นที่ยอมรับทั้งหมดของผู้บริหาร แต่อย่างไรก็ตาม เหตุการณ์นี้ไม่ควรจะเป็นเหตุให้ผู้ตรวจสอบถอนคำเสนอแนะที่ตนคิดว่าถูกต้อง