Posts Tagged "การบริหารแผนงานและโครงการในมุมมองของการบริหารความเสี่ยง"

แนวทางการบริหารแผนงาน/โครงการ ในมุมมองของการบริหารความเสี่ยงเบื้องต้น ขององค์กรทั่วไป

จากความเข้าใจในคำจำกัดความของคำว่า แผนงาน/โครงการ ที่ถูกต้อง ชัดเจน รวมถึงความเข้าใจหน้าที่ในการจัดการ และวัตถุประสงค์ของการบริหารแผนงาน/โครงการ ตามที่ได้กล่าวไปในครั้งที่แล้ว เพื่อที่ผู้บริหารจะได้สามารถบริหารแผนงานและโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล เป็นไปตามวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายของแผนงาน/โครงการที่วางไว้ ผู้ที่มีหน้าที่และ/หรือผู้เกี่ยวข้องจะต้องมีการวางแผนงาน ซึ่งเป็นการดำเนินการภายใต้กลยุทธ์ในแต่ละข้อขององค์กร โดยการวางแผนการดำเนินงานนั้นจะต้องระบุ

1. ขอบเขตงานโดยย่อ
2. ชนิดของงานต่าง ๆ
3. ระยะเวลาที่ต้องใช้ในการดำเนินงาน/โครงการ
4. ทรัพยากร อันได้แก่ ทรัพยากรทางด้านบุคลากร เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ เงินทุน วิธีการและเทคนิคต่าง ๆ ที่ใช้

แผนงานสำคัญของโครงการที่ควรต้องมี
1. แผนงานดำเนินการ
2. แผนการใช้บุคลากร
3. แผนการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
4. แผนการทำรายงานแสดงสถานภาพของโครงการ

การมีแผนงานทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้เห็นสิ่งที่จะเกิดขึ้น เพื่อบริหารและใช้ทรัพยากรให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเพื่อเป็นแนวทางให้การทำงานอยู่ในรูปแบบ หรือเป็นไปในทิศทางที่กำหนดไว้

การเปลี่ยนแปลงแผนงาน/โครงการ
การเปลี่ยนแปลงแผนงาน ทรัพยากรต่าง ๆ ที่จำเป็นและระยะเวลาสามารถทบทวนใหม่เมื่อเกิดความไม่แน่นอน หรือความเสี่ยงที่ไม่อาจจะบรรลุเป้าหมายตามแผนงานนั้นได้ หรือวัตถุประสงค์ รวมทั้งนโยบายได้เปลี่ยนแปลง

ผู้วางแผนงาน
การวางแผนงานต้องอาศัยความรู้ความเข้าใจในระบบงานที่จะทำและประสบการณ์ของผู้เข้าร่วมในการทำแผนงาน ซึ่งมีผู้เกี่ยวข้องดังนี้

1. หัวหน้าแผนงาน/โครงการ ต้องมีแผนงานไว้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานเพื่อให้รู้ถึงสถานะของแผนงานและโครงการทุกขณะ และเพื่อให้ทราบปัญหาล่วงหน้าก่อนที่จะเกิดขึ้นและหาทางแก้ไข้ได้ทันท่วงที โดยใช้หลักการบริหารความเสี่ยงเข้ามาช่วยในการจัดการกับการบริหารแผนงานอย่างเหมาะสม

2. คณะทำงานหรือผู้ที่เกี่ยวข้องเป็นผู้ดำเนินงานให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดไว้

3. เจ้าภาพหรือเจ้าของแผนงาน ต้องรับทราบแผนงานเพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการตามความรับผิดชอบได้อย่างเหมาะสม

4. ฝ่ายบริหารและคณะผู้บริหารโครงการต้องมีแผนงานไว้ดูว่าโครงการมีความคืบหน้าไปมากน้อยแค่ไหน เพื่อจะได้ดำเนินการได้ตรงตามที่ต้องการ

การจัดทำแผนงานประกอบด้วย
1. การกำหนดเป้าประสงค์ให้ตรงกับพันธกิจและวิสัยทัศน์ที่เกี่ยวข้อง
2. กำหนดกิจกรรมและขั้นตอนต่าง ๆ ในการดำเนินงานที่ชัดเจน
3. จัดลำดับความสำคัญของแผนงานตามทรัพยากรที่มี
4. กำหนดเวลาที่ต้องใช้ทรัพยากรและการทำงานต่าง ๆ
5. มีการตรวจสอบความคืบหน้าและรายงานความสำเร็จของแผนงานและโครงการ

ในขั้นตอนของการจัดทำแผนงาน นอกเหนือจากที่ได้กล่าวไว้ในข้างต้นแล้ว เรายังต้องคำนึงถึงสาเหตุที่เป็นความเสี่ยง หรือเหตุของความไม่แน่นอน ที่ทำให้การวางแผนงานขององค์กร อาจไม่ประสบความสำเร็จ รวมทั้งข้อควรระวังในการวางแผนที่อาจเกิดจากความไม่แน่นอนขององค์กร ซึ่งผมจะได้นำไปพูดคุยกันในครั้งต่อไปครับ

 

แนวทางการบริหารแผนงาน/โครงการ ในมุมมองของการบริหารความเสี่ยงเบื้องต้น ขององค์กรทั่วไป

เมื่อครั้งที่แล้ว ผมได้นำเสนอแผนภาพรวมของกระบวนการวางแผนขององค์กรทั่วไป ที่พอจะทำให้ผู้อ่านเห็นภาพของกระบวนการวางแผนงาน และโครงการคร่าว ๆ ก่อนในเบื้องต้น ซึ่งในรายละเอียดของการวางแผนงาน/โครงการ ผมได้นำมาพูดคุยกันในวันนี้

เพื่อความเข้าใจในการบริหารแผนงาน/โครงการที่ถูกต้อง ชัดเจน และสามารถบริหารแผนงานและโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ผู้ที่มีหน้าที่และ/หรือผู้เกี่ยวข้อง จึงควรเข้าใจความหมายของแผนงานและโครงการ หน้าที่การจัดการในภาพรวม และวัตถุประสงค์ของการวางแผน ก่อนที่จะทำการวางแผนงาน/โครงการเพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามกระบวนการที่ได้วางแผนหรือกำหนดไว้

แผนงานและโครงการคืออะไร
แผนงาน/โครงการ เป็นสัญญาเพื่อที่จะทำงานร่วมกันทั้ง 2 ฝ่าย คือ เจ้าหน้าที่ขององค์กร หรือสายงานที่เกี่ยวข้องกับผู้บริหาร ที่กำหนดขึ้นภายใต้วัตถุประสงค์และขอบข่ายงานที่ได้กำหนดไว้ แผนงานและโครงการเป็นการเพิ่มศักยภาพการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งต้องมีการหารือกันกับผู้ที่เกี่ยวข้อง และในแต่ละกิจกรรม แต่ละขั้นตอนต้องกำหนดระยะเวลาเริ่มต้นและระยะเวลาสิ้นสุด มีตัววัดความสำเร็จแต่ละกิจกรรมและขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง

หน้าที่ของฝ่ายจัดการในภาพโดยรวม
เพื่อบรรลุสู่วิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยุทธ์ และการจัดทำแผนงาน/โครงการ ฝ่ายจัดการควรคำนึงถึง
1. การกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจ กลยุทธ์/ยุทธศาสตร์ นโยบายที่เหมาะสม
2. การวางแผนและโครงการให้สัมพันธ์กับเป้าประสงค์หลัก (Strategic Objective)
3. รวบรวมความต้องการข้อมูลและสารสนเทศที่เหมาะสมและเกี่ยวข้องกับแผนงาน
4. กำหนดทรัพยากร สนับสนุนแผนงานเพื่อบรรลุพันธกิจของ องค์กร
5. กำหนดขอบเขตของงานให้สอดคล้องกับกลยุทธ์ที่เกี่ยวข้อง
6. จัดให้มีการปฏิบัติ ควบคุม และวัดผลความสำเร็จของแผนงานนั้น ๆ
7. จัดให้มีการติดตาม และรายงานผลความสำเร็จที่ปฏิบัติจริงเทียบกับแผนงาน

วัตถุประสงค์ของการวางแผนงาน และโครงการที่เกี่ยวข้องขององค์กรทั่วไป
1. กำหนดเป้าประสงค์ของแผนงานและโครงการให้ชัดเจนและเป็นรูปธรรมที่วัดได้
2. เพื่อให้เห็นภาพของแผนงาน/โครงการได้อย่างเป็นรูปธรรม
3. แปลงความต้องการให้ปรากฏในแผนงาน
4. กำหนดงานต่าง ๆ ที่ต้องทำ
5. กำหนดวันเริ่มต้นและวันสุดท้ายของแต่ละงาน
6. กำหนดทรัพยากรที่ต้องการใช้ เพื่อให้ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นสื่อให้หน่วยงานและบุคคลที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้รับทราบโดยทั่วกัน เพื่อการประสานงานที่เหมาะสม
7. เป็นแนวทางและพื้นฐานในการประมาณการ ติดตาม และควบคุมโครงการ และรายงานเพื่อการเปรียบเทียบผลที่ได้อย่างชัดเจน

 

แนวทางการบริหารแผนงาน/โครงการ ในมุมมองของการบริหารความเสี่ยงเบื้องต้น ขององค์กรทั่วไป

หลังจากที่ผมได้นำเสนอ แนวทางหรือกรอบการบริหารความเสี่ยง หรืออีกนัยหนึ่งอาจจะเรียกได้ว่าเป็นคู่มือการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กรไปแล้ว ซึ่งได้กล่าวถึงในเรื่องของความหมาย หรือคำจำกัดความของการบริหารความเสี่ยง กรอบการบริหารความเสี่ยง กระบวนการบริหารความเสี่ยง หน้าที่และความรับผิดชอบในการบริหารความเสี่ยง การจัดการความเสี่ยงขององค์กร การทบทวนกรอบแนวคิดการบริหารความเสี่ยงขององค์กร กระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน 8 ประการ ตามเกณฑ์ของ COSO ข้อจำกัดของการบริหารความเสี่ยงองค์กร บทบาทและการกำกับดูแลการบริหารความเสี่ยง แนวปฏิบัติสู่ความเป็นเลิศในการบริหารความเสี่ยงขององค์กร ลำดับขั้นของการพัฒนาความเสี่ยง รวมถึงการบริหารความเสี่ยงขององค์กรแบบยั่งยืนนั้น ท่านผู้บริหาร หรือท่านผู้อ่านสามารถติดตาม และทบทวนเนื้อหาในแต่ละเรื่องได้ในตอนที่ผ่าน ๆ มานะครับ

สำหรับเรื่องที่ผมจะนำเสนอต่อไปนี้ จะเป็นแนวทางการบริหารแผนงาน/โครงการ ซึ่งเป็นการบริหารแผนงานในมุมมองของการบริหารความเสี่ยงเบื้องต้น ที่ผู้บริหารองค์กรควรให้ความสำคัญและจัดทำควบคู่กันไปกับการบริหารความเสี่ยงองค์กร โดยมีวัตถุประสงค์ของการบริหารแผนงานและโครงการ ก็่เพื่อให้แน่ใจอย่างสมเหตุสมผลว่า แผนงานและโครงการต่าง ๆ โดยรวมขององค์กรทั่วไป มีการใช้ทรัพยากรที่เหมาะสมที่เกี่ยวข้องกับงบประมาณ บุคลากร เวลา รวมทั้งการบริหารแผนงานและโครงการต่าง ๆ เพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าประสงค์อย่างมั่นใจ โดยทั่วไปการบริหารแผนงาน/โครงการจะต้องมีหลักการดังนี้
1. ต้องตรงต่อเวลา
2. เป็นไปตามงบประมาณที่กำหนดไว้
3. เป็นไปตามความต้องการของคณะกรรมการ ผู้บริหารและผู้ที่เกี่ยวข้อง
4. และเป็นที่พึงพอใจของผู้ที่มีผลประโยชน์ร่วม

เพื่อให้การบริหารแผนงานและโครงการได้ผลตามที่ตั้งเป้าหมายไว้ ผู้บริหารและพนักงานในองค์กร ควรที่จะได้ทราบถึงแนวความคิดในเรื่องต่อไปนี้
– ระดับนโยบาย คือ การวางแผนกลยุทธ์หรือยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้อง
– ระดับกลาง เป็นระดับที่คอยควบคุมดูแลให้การปฏิบัติเป็นไปตามนโยบาย หรือแผนงานที่ได้กำหนดไว้
– ระดับปฏิบัติ ซึ่งเป็นฐานใหญ่ขององค์กร เป็นแหล่งที่ทำให้เกิดระบบการบริหารแผนงานและโครงการ เพื่อสนองความต้องการของหน่วยงานต่าง ๆ

องค์กรควรมีการจัดทำการบริหารแผนงานและโครงการ ประกอบการเสนอการจัดทำงบประมาณ โดยย่อ ซึ่งการวางแผนงาน/โครงการ ประกอบการจัดทำงบประมาณ และเพื่อการติดตามผลการดำเนินงานขององค์กรในภาพโดยรวมเป็นสิ่งที่มีความจำเป็น เพื่อ :-
1. ให้การจัดทำงบประมาณ และการพิจารณาของผู้เกี่ยวข้องมีคุณภาพ จากการมีข้อมูลที่เพียงพอ เพื่อใช้ในการตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากองค์กรมีงบประมาณจำกัด และ
2. เพื่อการติดตามผลการดำเนินงาน และศักยภาพของผู้บริหารที่เกี่ยวข้อง
3. เพื่อการติดตามการใช้ และบริหารงบประมาณในเวลาที่เหมาะสม
4. เป็นกระบวนการบริหารในลักษณะของการป้องกัน และแก้ไขปัญหาในระหว่างการดำเนินการ เมื่อการบริหารแผนงานใช้แนวทางการบริหารความเสี่ยงควบคู่กันไปด้วย

จากแผนภาพด้านบนนี้แสดงให้เห็นถึงภาพรวมกระบวนการวางแผนขององค์กรทั่วไป ซึ่งผมจะมาพูดคุยในรายละเอียดของการวางแผนงาน/โครงการกันต่อในครั้งหน้า อย่าลืมติดตามนะครับ