Posts Tagged "Internal Environment"

แนวทาง/กรอบการบริหารความเสี่ยงทั่วทั้งองค์กร

ในครั้งที่แล้วผมได้พูดถึงสภาพแวดล้อมในองค์กรที่เป็นปัจจัยสำคัญที่ผู้บริหารต้องพิจารณาและมีการกำหนดร่วมกันกับพนักงานในองค์กร อันจะส่งผลให้มีการสร้างจิตสำนึก การตระหนักและรับรู้เรื่องความเสี่ยงและการควบคุมแก่พนักงานทุกคนในองค์กร ซึ่งเป็นพื้นฐานที่สำคัญต่อส่วนประกอบของ ERM โดยได้กล่าวไว้เพียงบางส่วน และในวันนี้ผมจะกล่าวถึงสภาพแวดล้อมขององค์กรที่ผู้บริหารจะต้องพิจารณาในส่วนที่เหลือ ก่อนที่จะนำไปสู่กระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน ในกระบวนการถัดไปในโอกาสหน้าครับ

7. ค่านิยมด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรม
กลยุทธ์และวัตถุประสงค์ที่นำไปสู่วิธีการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุผลสำเร็จมีพื้นฐานมาจากความนิยมชมชอบ การตัดสินคุณค่าและรูปแบบการบริหาร ความซื่อสัตย์และการยอมรับในค่านิยมด้านจริยธรรมมีผลต่อความชอบและการตัดสินคุณค่า ซึ่งจะถูกนำไปสู่มาตรฐานทางพฤติกรรม เนื่องจากชื่อเสียงขององค์กรเป็นสิ่งที่มีคุณค่ามาก มาตรฐานทางพฤติกรรมต้องดำเนินไปอย่างสอดคล้องกับกฎหมาย ผู้บริหารขององค์กรที่มีการดำเนินการที่ดีมีการยอมรับมากขึ้นว่ามุมมองในเรื่องพฤติกรรมที่มีความซื่อสัตย์และจริยธรรมเป็นธุรกิจที่ดี

ความซื่อสัตย์ทางการบริหารเป็นสิ่งที่จำเป็นสำหรับพฤติกรรมด้านจริยธรรมในทุกแง่ของกิจกรรมขององค์กร ประสิทธิผลของการจัดการความเสี่ยงขององค์กรไม่สามารถเพิ่มเหนือคุณค่าของความสื่อสัตย์และจริยธรรมของบุคลากรที่สร้าง ดำเนินการและดูแลกิจกรรมที่สำคัญ ค่านิยมด้านความซื่อสัตย์และจริยธรรมเป็นองค์ประกอบของสภาพแวดล้อมที่มีความสำคัญ มีผลต่อการออกแบบ การบริหารและการติดตามดูแลองค์ประกอบอื่น ๆ ของการบริหารความเสี่ยง

การสร้างคุณค่าทางจริยธรรมมักทำได้ยาก เนื่องจากความจำเป็นในการพิจารณาหลาย ๆ ด้าน ค่านิยมของฝ่ายบริหารต้องสมดุลกับองค์กร พนักงาน ลูกค้า คู่แข่งและ ผู้มีผลประโยชน์ร่วม ความสมดุลของเรื่องต่าง ๆ นั้น เป็นเรื่องที่มีความซับซ้อนและยุ่งยาก เนื่องจากความสนใจในแต่ละบุคคลนั้นแตกต่างกัน

พฤติกรรมทางจริยธรรมและความซื่อสัตย์ทางการบริหารเป็นผลพวงของวัฒนธรรมขององค์กร ซึ่งจริยธรรมและมาตรฐานทางพฤติกรรม รวมถึงวิธีที่ใช้สื่อสารและผลักดันนโยบายอย่างเป็นทางการชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่คณะกรรมการและฝ่ายบริหารต้องการให้เกิดขึ้น วัฒนธรรมขององค์กรระบุให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริง และบทบาทที่ต้องปฏิบัติตามอย่างตั้งใจหรือหลีกเลี่ยง

8. การยอมรับในความสามารถ
ความสามารถสะท้อนให้เห็นถึงความรู้และทักษะที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมาย ฝ่ายบริหารจะตัดสินใจถึงวิธีต่าง ๆ ที่จำเป็นในการทำงานให้สำเร็จ โดยการให้น้ำหนักระหว่างกลยุทธ์และวัตถุประสงค์เทียบกับแผนในการนำกลยุทธ์ไปปฏิบัติและการบรรลุวัตถุประสงค์

ผู้บริหารควรกำหนดระดับของความรู้ความสามารถที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานแต่ละงาน เช่น การจัดทำเอกสารกำหนดลักษณะงาน (Job Description) เป็นต้น ความรู้และทักษะที่จำเป็นนั้นอาจขึ้นอยู่กับความฉลาด การฝึกอบรมและประสบการณ์ของแต่ละคน ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการพัฒนาระดับความรู้และทักษะจะรวมถึงธรรมชาติและระดับของการตัดสินในการนำไปประยุกต์ใช้ในงานที่มีความเฉพาะเจาะจง

9. ปรัชญาและสไตล์การบริหารงานของผู้บริหาร
ความแตกต่างในแนวความคิดและวิธีการทำงานของนักบริหาร อาทิเช่น ทัศนคติของผู้บริหารที่มีต่อการเลือกนโยบายบัญชี ลักษณะในการยอมรับความเสี่ยงของผู้บริหาร ความกล้าได้กล้าเสียหรือชอบระมัดระวัง เป็นต้น ย่อมมีอิทธิพลต่อวิธีการบริหาร รูปแบบของการยอมรับความเสี่ยง การควบคุมภายในขององค์กร เพราะผู้บริหารมีหน้าที่โดยตรงในการจัดให้มีนโยบาย มาตรการ และวิธีการควบคุมที่เหมาะสมในแต่ละสถานการณ์สำหรับองค์กร

องค์ประกอบของสภาพแวดล้อมภายในองค์กรกับกระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน

องค์ประกอบของสภาพแวดล้อมภายในองค์กรกับกระบวนการบริหารความเสี่ยงและการควบคุมภายใน

10. โครงสร้างการจัดองค์กร
โครงสร้างองค์กรจะเป็นตัวกำหนดกรอบของงานที่จะวางแผน จัดการ ควบคุมและติดตามกิจกรรมต่าง ๆ โครงสร้างองค์กรประกอบด้วยการกำหนดจุดสำคัญของอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบและการกำหนดสายการบังคับบัญชาในการรายงาน

องค์กรทั่วไปจะต้องกำหนดโครงสร้างองค์กรที่เหมาะสมตามที่จำเป็น บางส่วนอาจต้องรวมอำนาจ บางส่วนก็อาจต้องกระจายอำนาจออกไป บางส่วนต้องมีการรายงานโดยตรง หรือบางส่วนอาจต้องใช้องค์กรแบบ Matrix

โครงสร้างขององค์กรทั่วไปที่เหมาะสมขึ้นอยู่กับขนาดขององค์กรและลักษณะของกิจกรรม องค์กรที่มีโครงสร้างสูง มีสายการบังคับบัญชาและความรับผิดชอบที่เป็นทางการ อาจเหมาะสมกับองค์กรขนาดใหญ่ที่มีฝ่ายปฏิบัติจำนวนมากและการปฏิบัติงานต่างประเทศ อย่างไรก็ตามบางโครงสร้างที่มีช่องทางการสื่อสารที่สะดวกอาจเหมาะสมกับองค์กรที่มีขนาดเล็ก

11. วิธีการมอบอำนาจและความรับผิดชอบ
การมอบอำนาจและความรับผิดชอบมีความสัมพันธ์กับระดับที่แต่ละบุคคลและทีมงานได้รับมอบหมายอำนาจ เป็นการส่งเสริมให้ใช้ความคิดริเริ่มในประเด็นต่าง ๆ การแก้ปัญหา และการใช้ขอบเขตของอำนาจ

ประเด็นที่สำคัญในการมอบหมายอำนาจก็คือต้องการให้บรรลุวัตถุประสงค์ นั่นหมายถึงต้องแน่ใจว่าการยอมรับความเสี่ยงนั้นมีพื้นฐานมาจากวิธีการในการระบุความเสี่ยง ประเมินความเสี่ยง รวมถึงขนาดและการให้น้ำหนักของการสูญเสียเทียบกับประโยชน์ที่ได้รับในระดับการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดี

อีกประการหนึ่งคือทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์ขององค์กรและประโยชน์ที่ทุกคนรู้วิธีการในการปฏิบัติเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

บางครั้งการเพิ่มการมอบอำนาจอาจขึ้นอยู่กับโครงสร้างขององค์กรว่าเป็นแบบแนวดิ่งหรือแนวราบ การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างต้องสนับสนุนให้เกิดความคิดสร้างสรรค์ การริเริ่มและการตอบสนองการแข่งขันและความพึงพอใจของลูกค้าอย่างรวดเร็ว การเพิ่มการมอบอำนาจอาจต้องใช้ความสามารถของพนักงานในระดับที่สูงขึ้นและต้องสามารถตรวจสอบได้มากขึ้น และต้องมีวิธีการที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้ฝ่ายบริหารสามารติดตามผลเพื่อการตัดสินใจเท่าที่จำเป็น

12. นโยบายบริหารงานด้านทรัพยากรมนุษย์
บุคลากรเป็นปัจจัยสำคัญและมีอิทธิพลต่อการปฏิบัติงานทุกด้าน รวมทั้งการควบคุมภายใน ดังนั้น ผู้บริหารควรมีการกำหนดนโยบายและวิธีปฏิบัติที่กำหนดในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่ชัดเจนด้านการคัดเลือก การปฐมนิเทศ การฝึกอบรม การประเมินผล การให้คำปรึกษา การเลื่อนตำแหน่ง การบริหารค่าตอบแทน เป็นต้น

การจ้างงานควรมีมาตรฐานโดยพิจารณาจากพื้นฐานทางการศึกษา ประสบการณ์การทำงาน ความสำเร็จที่ผ่านมาและพฤติกรรมด้านจริยธรรมและความซื่อสัตย์ การแสดงให้เห็นว่าเป็นบุคคลที่มีความผูกพันต่อองค์กรและมีความน่าเชื่อถือได้ วิธีการในการสรรหาจะประกอบด้วยการสัมภาษณ์ที่เป็นทางการ การสัมภาษณ์เชิงลึก และข้อมูลและการแสดงออกที่สามารถมองเห็นได้จากองค์กรเดิม วัฒนธรรมและรูปแบบการปฏิบัติงาน

นโยบายการฝึกอบรมมีอิทธิพลต่อระดับการปฏิบัติงานและพฤติกรรมที่คาดหวังไว้โดยการสื่อสารบทบาทและความรับผิดชอบที่คาดหวังไว้ และการดำเนินงานเหมือนโรงเรียนฝึกอบรมและสัมมนา แบบฝึกหัดที่เป็นกรณีศึกษาให้ปฏิบัติและการแสดงบทบาทสมมติ

การโยกย้ายและการเลื่อนตำแหน่งต้องเกิดจากการประเมินผลการปฏิบัติที่สะท้อนให้เห็นถึงความผูกพันขององค์กรต่อพนักงานที่มีคุณภาพสูง

โปรแกรมการจ่ายค่าตอบแทนที่ใช้ในการแข่งขันจะประกอบด้วยการจ่ายโบนัสจูงใจเพื่อตอบสนองและจูงใจผู้ที่มีผลการปฏิบัติงานที่ดีเลิศ

การลงโทษทางวินัยจะเป็นตัวส่งสัญญาณให้เห็นถึงพฤติกรรมที่ไม่ควรปฏิบัติ ควรหลีกเลี่ยง

13. ความแตกต่างทางสภาพแวดล้อมและความหมายของสภาพแวดล้อม
สภาพแวดล้อมภายในขององค์กรทั่วไป ย่อมมีความแตกต่างกัน ซึ่งสภาพแวดล้อมภายในที่แตกต่างกันนี้ ถือเป็นองค์ประกอบหนึ่งของกรอบการบริหารความเสี่ยงขององค์กร หากองค์กรมีสภาพแวดล้อมภายในที่ไม่มีประสิทธิภาพจะส่งผลกระทบต่อความสูญเสียทางการเงิน ภาพพจน์ขององค์กรต่อบุคคล/สังคมภายนอก รวมไปถึงอาจก่อให้เกิดความล้มเหลวทางธุรกิจได้